Comment bien gérer la MRO ?
Le sigle MRO désigne l’ensemble des opérations qui concernent l’entretien, la maintenance, la réparation sur la chaîne de production d’une entreprise. Cette catégorie de produits et services fait partie des achats indirects. Leur gestion est particulièrement délicate mais peut être optimisée grâce à une stratégie bien pensée.
MRO : définition
La MRO (« Maintenance, Repair and Operating ») c’est l’ensemble des outils et activités qui visent à assurer le bon fonctionnement de l’entreprise : l’entretien, la maintenance et les réparations des équipements, des machines et des ressources utilisées dans le système de production. Dans la catégorie MRO, on retrouve par exemple les produits de nettoyage, les équipements industriels (vannes, pompes, compresseurs…) mais aussi les matériaux d’entretien (joints, lubrifiants), les ordinateurs, les honoraires des techniciens, etc.
Dans beaucoup d’entreprises, la MRO fait l’objet d’une gestion décentralisée du fait des nombreux sites, départements et fournisseurs impliqués. Les achats sont souvent dispersés aux quatre coins de l’entreprise, ce qui rend la centralisation des données et la visibilité globale compliquées. Face à des milliers de références différentes pour la seule catégorie MRO, le service achat ne peut assurer un suivi efficace. L’adoption d’une nouvelle stratégie achat spécifiquement adaptée à la MRO permet pourtant d’en optimiser la gestion et la visibilité.
Les risques des opérations MRO mal gérées
La fluidité des processus de production en entreprise repose en grande partie sur les opérations MRO. Des processus MRO mal gérés peuvent alors altérer sérieusement le bon fonctionnement de l’entreprise : temps d’arrêts prolongés, blocage de la chaîne de production, délais de livraison, retards, etc. Finalement, en découlent des dépenses supplémentaires, un déséquilibre du budget et une insatisfaction des clients finaux.
Une mauvaise planification et organisation des opérations, un mauvais choix d’outils de maintenance et de réparation ainsi qu’une gestion des stocks inappropriée ne tardent pas à générer des ralentissements puis à paralyser complètement l’entreprise.
Quant à la mauvaise visibilité sur les dépenses MRO, elles donnent lieu à des pertes d’argent conséquentes. La MRO représente en effet une importante source d’économies.
Optimiser la gestion des MRO
Améliorer la gestion de la MRO pour fluidifier les processus de production et faire des économies nécessite la mise en place d’une stratégie achat prenant en compte 3 axes d’amélioration : la gestion des stocks, la dématérialisation des transactions et la rationalisation des fournisseurs.
Pouvoir anticiper et gérer les stocks et les ressources de façon ordonnée permet d’éviter les temps d’arrêt ou de les réduire au maximum. La bonne gestion des stocks passe notamment par l’adoption de programmes VMI. Ces programmes de Vendor Managed Inventory permettent de confier la gestion des stocks aux fournisseurs. La visibilité sur les dépenses s’en trouve améliorée et la consommation de ressources MRO est généralement réduite de 20 %.
La mise en place de solutions digitales au travers d’un système e-procurement et d’interfaces Punch-Out constitue la deuxième solution pour reprendre le contrôle sur les dépenses liées au MRO. En dématérialisant les transactions et en automatisant les processus achats, l’entreprise gagne du temps mais aussi de l’argent sur la main-d’œuvre. Les dépenses et les données sont centralisées de façon automatique, ce qui permet une vision globale beaucoup plus qualitative et une meilleure maîtrise du budget.
Enfin, l’un des principaux problèmes entravant la bonne gestion de la MRO concerne la multitude de fournisseurs impliqués. La troisième façon d’optimiser le management de la MRO consiste donc à faire le tri parmi ces fournisseurs et à ne conserver que des fournisseurs proposant une large offre de produits et de services, et permettant des partenariats stratégiques. En découlent alors une meilleure centralisation des dépenses et une visibilité globale nettement accrue.
